Để hệ thống trả lương tổ chức hoạt động thực thụ hiệu quả

Theo một nghiên cứu của Sage (Mỹ), 35% tổng quỹ thời gian trung bình của một phòng ban   viên chức   được dành riêng cho công việc tính lương! Vậy để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống trả lương và phòng tránh sơ sót, tổ chức bạn cần bảo đảm các luật lệ sau đây:
1.    Bảo đảm tính sáng tỏ của hệ thống lương
Một trong những cách đơn giản nhất để ngăn chặn việc “trộm” thời gian, phân loại nhầm nhân viên, sai sót trong tính thuế thu nhập cá nhân, và rất nhiều các lỗi thường gặp phải khác đó là xây dựng một chính sách lương rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cần được thông tin theo các kênh chính thống và văn bản cần được cung cấp tới toàn viên chức.
Chính sách này cũng cần làm rõ:
•   nhân sự được phân loại như thế nào. Phân loại sai nhóm nhân sự (biên chế, giao kèo, có hưởng lương thêm giờ hay không …) có thể dẫn đến vi phạm các quy định của luật pháp về sử dụng cần lao và đưa bạn vào nguy cơ bị thanh tra hoặc thậm chí là bị khởi kiện.
•   Lương ngày, lương tháng, thưởng và việc tăng lương được tính toán như thế nào; Quy trình trả lương gồm những bước nào; khi nào những đổi thay về hệ thống tính lương của tổ chức được vận dụng; và công ty sẽ xử lý như thế nào khi xuất hiện sơ sót trong việc tính lương.
2.    Hạn chế tối đa các quy trình tính toán thủ công
Bạn vẫn còn tính toán lương cho nhân viên bằng tay hay đã sử dụng bảng tính Excel? Hiệp hôi bảng lương của Mỹ đã đo lường được rằng tỉ lệ sơ sót trong quy trình tính toán bảng lương tay chân có thể tiêu tốn của doanh nghiệp 1%-8% tổng số lương thuởng của toàn công ty! Hệ thống lương của bạn càng tự động hóa bao lăm (với sụ hỗ trợ của dịch vụ tính lương công ty hoặc phần mêm tính lương tổ chức), sai sót sẽ càng ít và hà bao của cơ quan sẽ được sử dụng đúng với hiệu quả.
•   Các hệ thống tính toán thủ công thường đưa ra các kết quả sơ sót từ khâu sao chép, đối chiếu giờ làm của từng nhân sự vào bảng tính lương. Ngoài ra, các hệ thống như thế này dễ cho phép viên chức có thể thao túng bằng các thủ thuật tính toán.
3.    Đánh giá định kỳ các quy trình
Dù bạn có đang khai khẩn hệ thống tính lương tay chân hay tự động hóa thì bạn vẫn cần đánh giá lại quy trình này ít nhất 1 lần trong năm. Bởi vì kể cả máy móc cũng có sai sót. Nếu những lỗi sai này không được phát hiện kịp thời, chi phí của bạn có thể ngày càng bị đội lên. Bạn có thể trả cao hơn cho một nhân viên do lỗi sai của một phép toán, phân loại sai tình trạng thuế của một nhân viên mới, hoặc không áp dụng lương mới cho một viên chức đã nhận được quyết định tăng lương tháng trước.
•   Check lại kỹ càng tất cả các giấy má tính toán và quy trình để đảm bảo mọi thứ được tính toán đúng.
•   Nếu bạn đang ứng dụng nhân thể ích mở mang, tích hợp phần mềm tính lương của bạn với hệ thống chấm công hay phần mềm kế toán, bạn cần đảm bảo các kết nối truyền chuyên chở dữ liệu phải hoạt động ổn định.
4.    Ngăn chặn các hình thức “trộm” thời kì
“Trộm” thời kì là khi nhân viên cố tình báo cáo sai thời gian làm việc, nghỉ quá giờ, làm việc riêng trong giờ làm việc, hay nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ chấm công hộ khi đến muộn, về sớm hay kể cả nghỉ làm!
•   Thay vì hệ thống chấm công bằng thẻ, để ngừa gian lậu, bạn có thể sử dụng thiết bị chấm công theo các dấu hiệu sinh trắc học, tỉ dụ như scan dấu vân tay.
5.   Luôn cập nhật các quy chế tiền lương mới nhất
Là một nhà   quản trị nhân sự   , việc nắm bắt các quy định mới về thang bảng lương của luật pháp là điều đặc biệt quan trọng. Nếu bạn có sử dụng các phần mềm hỗ trợ tính lương cho tổ chức, bạn cần bảo đảm cập nhật phiên bản mới nhất hiện hành để luôn tuân thủ đúng quy định.
•   Cần đặc biệt chú tâm tới những thay đổi trong quy định về: thuế thu nhập, hỗ trợ sinh con, cách tính toán ích lợi phụ thêm và thuế cho các khoản này.
Các lỗi thường gặp về vấn đề sơ sót hoặc ăn lận thường đến từ các hệ thống tính lương theo phương thức thủ công. Việc chuyển đổi hệ thống tính lương của cơ quan sang hệ thống sử dụng phần mềm chuyên biệt, hoặc một bên thứ 3 quản trị có thể giúp hệ thống trả lương của bạn đi vào quy củ hơn. Và dù bạn có quyết định đi theo hướng này hay không, thì chỉ cần luôn chắc rằng quy chế tính lương của cơ quan bạn đích thực sáng tỏ, được thanh đánh giá định kỳ và luôn cập nhật những quy định mới nhất của pháp luật lao động.
(Theo: hrmtoday.Com)
Mô hình văn hóa công ty và vai trò lãnh đạo trong xây dựng văn hóa tổ chức
MỘT SỐ MÔ HÌNH VĂN HÓA tổ chức
Nói đến văn hóa doanh nghiệp/cơ quan không thể tách rời việc trao đổi về vai trò và chức năng của người lãnh đạo đơn vị hay đơn vị. Các nhà nghiên cứu về văn hóa cơ quan/doanh nghiệp thường chia ra sáu mô hình văn hóa chính dựa trên vai trò của nhà lãnh đạo:
1- Văn hóa quyền lực: đặc trưng chính của mô hình này là thủ trưởng tổ chức nắm quyền lực hầu như tuyệt đối. Thái độ của tổ chức mang định hướng quyền lực thường có thái độ tiến công đối với các công ty khác, "nhẹ” nhất là "thu mua” hay "sáp nhập”. Các nhân sự trong tổ chức này thường có biểu thị tham vẳng quyền lực cao, thậm chí có thể hi sinh ích lợi kinh tế để được... Ngồi lên đầu trần giới.
2- Văn hóa gương mẫu: vai trò chính của lãnh đạo trong mô hình tổ chức này là làm gương cho cấp dưới noi theo. Nói cách khác, lãnh đạo thường phải là một nhân vật có tầm cỡ về tài năng và đức độ, được mọi người sùng bái, kính phục. Các viên chức thường chú trọng đến qui tắc, chuẩn mực, nề nếp trong mọi công việc.
3- Văn hóa nhiệm vụ: vai trò người lãnh đạo không quá quan yếu như trong hai mô hình nêu trên. Chức phận trong tổ chức theo mô hình này dựa trên nhiệm vụ được giao hơn là dựa trên hệ thống phân bố quyền lực. Các viên chức thường được phân bố làm việc trong những nhóm xuyên chức năng tùy theo từng dự án nên ý thức quyền lực không cao.
4- Văn hóa hài lòng rủi ro: vai trò của người lãnh đạo là khuyến khích các viên chức làm việc trong ý thức sáng tạo, dám nhận lãnh nghĩa vụ, dám mạnh bạo xử lý một vấn đề theo định hướng ăn nhập với quyền lợi chung của cơ quan khi chưa nhận được chỉ thị trực tiếp từ cấp trên.
5- Văn hóa đề cao vai trò cá nhân: trong các doanh nghiệp nghiên cứu, có tính học thuật cao, như trường đại học hay các phòng ban chuyên trách nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D) của các đơn vị lớn, vai trò của từng cá nhân tương đối có tính tự trị cao. Do đó vai trò của người lãnh đạo là khéo léo hướng dẫn những cá nhân có đầu óc sáng tạo cao vào các mục đích chung của cơ quan và không có thái độ phô trương uy quyền đối với họ.
6- Văn hóa đề cao vai trò tập thể: vai trò của người lãnh đạo được hòa tan và chia sẻ cho một nhóm người theo kiểu bộ tộc, hội đồng kỳ mục, băng nhóm, bang hội... Dĩ nhiên, khi biết sử dụng sức mạnh của tập thể để hoàn tất các mục đích riêng của mình, người lãnh đạo trở nên "nhà độc tài” trong mô hình văn hóa quyền lực.
Có thể xác định "bản sắc văn hóa” của một tổ chức bằng cách khảo sát các đặc điểm vượt trội nhất của công ty đó và phải sẵn sàng ưng ý những yếu tố pha trộn.
Trong một cuộc điều tra bỏ túi tại trọng điểm cộng tác quốc tế (Học viện ngân hàng TP.HCM) do giáo sư Michael Knowles (Đại học Monash, Úc) tiến hành, phần nhiều các học viên (hầu hết đều trong cương vị quản lý) khi được yêu cầu tự chọn mô hình văn hóa công ty lý tưởng, đều chọn mô hình "văn hóa gương mẫu” kết hợp với mô hình "văn hóa nhiệm vụ”.
Điều này ăn nhập với văn hóa VN là nhấn mạnh phẩm chất đạo đức trong vai trò lãnh đạo, nhưng đồng thời cũng không muốn lãnh đạo trở nên nhà độc quyền theo mô hình "văn hóa quyền lực”. Hầu hết đều thống nhất quan điểm chức vụ phải thích hợp với năng lực và nhiệm vụ được giao.
VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO TRONG XÂY DỰNG VĂN HÓA đơn vị
Nếu ví doanh nghiệp như con tàu và vai trò của người lãnh đạo như thuyền trưởng, chúng ta có thể coi xét sự thành công và phát triển của công ty nhìn từ bình diện vai trò của người lãnh đạo:
•Định hướng đơn vị bằng tầm nhìn và những bờ bến cụ thể.
•Dẫn dắt tổ chức vượt qua những khó khăn thách thức.
•Trao cho những cấp dưới chức năng, nhiệm vụ rõ ràng dưới hình thức những đầu việc có tính mục tiêu.
•Tạo môi trường tin cậy và cộng tác.
•Kiểm tra đúng mọi quá trình và quản lí sự thay đổi trong nội bộ theo hướng thích nghi tích cực, trên thế thượng phong.
Như thế rõ răng người lãnh đạo cần phải có Tầm, có Tài và có Tâm. Tôi muốn hợp nhất cả ba nhân tố đó lại trong cái gọi là văn hóa của người lãnh đạ , theo nghĩa gắn bó hữu cơ với nhau mà khó có thể bóc tách rằng ba yếu tố đó có thể nằm trong ba thực thể - con người biệt lập như trong xã hội chúng ta vẫn từng gặp.
Tại sao vậy?
Văn hóa mà bản tính chủ chốt là giá trị nhân bản, chính là điều cơ bản, xuyên suốt song song là đỉnh kết cục của bất cứ một quá trình. Một sự nghiệp, một công cuộc nào, phải được xã hội thừa nhận (ở mức độ khác nhau). Mỗi cá nhân hay một doanh nghiệp có thể tạo ra và khẳng định được giá trị của mình có tiến bộ, có ưu trội và có thể được cộng hưởng mạnh mẽ hay không chính là sự thành công của cá nhân hay tổ chức đó. Những gì gọi là giá trị đều quyến rũ người ta, nhen lên trong con người khát vọng về sự no ấm, và rất có thể người ta muốn có được bằng cả điều tết lẫn điều ác. Nhưng Giá trị văn hóa như một tín điều hướng người ta đến Nhân sinh quan tuyệt đối, không xung đột, hướng thiện, làm no đủ thêm cuộc sống vật chất và tinh thần bởi ý nghĩa xã hội của sự giàu có đó.
Cái Tầm của người cần lao khi được định hướng bởi văn hóa giúp người đó phát hiện ra những bờ bến tươi đẹp, ở đó người ta có thể đi tay không, chẳng vũ khí hay đổ trang sức mà vẫn tìm được chỗ cho niềm tự hào của Cái Tôi trong lâu đài của Cái Chúng ta, bởi những gì anh đã hết mình tin tưởng và cống hiến. Điều đó thực thụ thôi thúc mong ước và khát vọng của .Mọi người, không phải là sự vị kỉ mà là sự thừa nhận của những gì tết đẹp đối vởi bản thân mình. Anh phát hiện và chỉ ra cho người ta một đất liền mới, nhưng hãy nói rõ với tất cả rằng nơi đó không có gì gọi là có sẵn hoặc vô biên cả. Nếu anh chỉ ra đó là mỏ vàng thì ngày mai sẽ là sự tranh cướp cho dù mỏ vàng đó có thể là rất lớn. Lục địa đó không nên là cái đích của cuộc đua tranh cướp vị kỉ. Nếu anh chỉ ra đó là thiên đường thì anh không thể cạnh tranh được với Chúa - Người đã dẫn dắt đức tín của quần chúng. #. Anh hãy nói với mọi người rằng đó là mỏ vàng tùy thuộc hoàn toàn vào cách mà chúng ta lao động và cư xử với nhau. Văn hóa trong cái Tầm của người lãnh đạo cũng là sự trung thực và sòng phẳng với mai sau.
Anh phải dẫn dắt mọi người hành trình đến đó một cách thông minh và   lương   thiện. Người lãnh đạo phải có tài. Trên đường đi nhiều điều sẽ phát sinh, cái Tết nói chung dễ biết trước và kiểm soát được, cái Xấu thì rất bất thần và như có Ma quỷ xui khiến. Căn vặn hóa của người lãnh đạo lúc này như ánh sáng, như bó đuốc Đanko soi đường.Cho tất cả. Vì cái Tài của con người có văn hóa khác với cái khả năng thiên phú của những sinh vật, tức thị không chỉ ở chỗ làm được một điều gì đó` giải quyết được vài khó khăn mà hóa giải được những mâu thuẫn trong chính nội bộ, tạo ra được động lực ý thức, niềm tin của mọi người. Cái Tài từ văn hóa là khám phá ra những năng lực của con người và sử dụng chúng trên tinh thần kết hợp hài hòa các lợi ích, đó là cái Tài sinh sôi nảy nở những năng lực chứ không phải ở chỗ xoá sổ được bao lăm kẻ thù, đập tan được bao nhiêu trở lực. Khi cái Tài không được điều chỉnh bởi ý thức văn hóa, thì có khi nó giải quyết được bài toán mục tiêu của ngày bữa nay nhưng lại gây ra bao lăm hậu quả xấu cho ngày mai về góc cạnh đạo đức. Văn hóa trong cái Tài của người lãnh đạo là anh đã tạo cho người khác những cơ hội gì để họ làm được những điều tết đẹp cho họ và cho tất cả. Chúng ta thường thấy rất nhiều cái Tài đã phải vào từ, thành thử cái Tài của ý thức văn hóa dứt khoát chẳng thể là việc tự đưa mình đến trước cánh cửa nhà giam của đạo đức xã hội.
Ở đời người ta dễ bị mù quáng nhất bởi những tính toán lợi ích vị kỉ và thành thử đánh mất cái Tâm của mình. Điều đó hóa ra rất dễ bị nhận ra và lan tỏa rất nhanh đến người khác. Khi đó không một ai đi cùng với anh mà người ta lại không nghĩ đến ích lợi của họ cả. Cho nên đi bên nhau mà mỗi người có một toan tính riêng hong sự cảnh giác cao độ về nhau. Người lãnh đạo là người có tương tác trực tiếp và mạnh mẽ đến mọi người của đơn vị. Anh ta là chỗ dựa, là nơi mọi người đặt niềm tin, là điểm mà người ta nhìn vào mà điều chỉnh hành vi của mình, đặc biệt trong đêm tối của con đường đang đi và của sự không đo được lòng người. Những nghi ngại, những mưu mô, những sự không rõ ràng sẽ được chấn áp hay bung ra từ mỗi một người khi người ta cảm nhận về người lãnh đạo. Chỉ có cái Tâm văn hóa mới tụ hợp được mọi người đi trên con đường nhiều khi còn rất hóc búa, vô định Cái Tâm thông thường được xem như là những ý tốt trong trái tim mỗi người, nhưng cái Tâm văn hóa thì đó là sự thức thức giấc những điều tốt đẹp thậm chí còn đang ngủ sâu trong trái tim người khác, không phải là sự tiêu diệt cái ác mà là sự cảm hóa khiến chúng cũng biết đau, biết thương, biết buồn. Người lãnh đạo, anh nghĩ sao khi dẫn người ta trên một con tàu đến một đất liền mới rất hứa hứa hẹn, nhưng con tàu ấy đã có thể là một địa ngục tù trước khi đến được lục địa kia khi sự tối tăm của lo liệu, mưu mô, bè cánh được khởi xưởng bởi một kẻ có thúc đẩy, trên con tàu đó người ta đã chẳng thể tin vào lòng tết của nhau và của bất cứ ai thì cho dù có đến được lục địa kiạ đi nữa thì họ sẽ biến nó thành một bãi trận mạc ác liệt hơn mà thôi.
Người lao động không thể gọi đó là tất cả, nhưng rõ ràng anh ta giống như một thuyền trưởng, và ngày mai của con tàu đó rõ ràng phụ thuộc rất lớn vào anh ta. Ai cũng biết là họ phải tài ba, nhưng chúng ta biết rõ hơn rằng trước đó và luôn luôn họ phải là những người có văn hóa. Đó chính là ngày mai của con tàu, cho dù đã là con tàu thì người ta luôn hình dung hình ảnh của nó trên đại dương hơn là hình ảnh của nó đậu tại các hải cảng, bờ bến. Đó chỉ là những điểm dừng tạm bợ của con tàu mà thôi.
St